Como proteger un Excel

En el material que se describe aquí, aprenderá sobre las características de trabajar con archivos de Excel y, en particular, sobre cómo preservar la confidencialidad de la información contenida en estos archivos. Estas habilidades pueden ser útiles en diferentes situaciones. Por ejemplo, si varias personas en su organización comparten el mismo archivo de Excel al mismo tiempo, a menudo necesita proteger los datos contenidos en el libro de Excel de una manera u otra para que no sean modificados o vistos por otras personas. La aplicación MS Excel facilita la resolución de todas estas tareas. Con la información proporcionada aquí, incluso los usuarios novatos podrán bloquear el libro de Excel o las hojas individuales de este libro para ver o modificar sus contenidos.
Como proteger un archivo de Excel
Como bloquear un libro de Excel
Como proteger una hoja de Excel
Como proteger un libro de Excel
Información útil sobre la protección de hojas de Excel

Como proteger un archivo de Excel

Si almacena sus archivos de Excel en el servidor de su empresa o en una computadora que funcione a la que otras personas tienen acceso, puede proteger sus documentos del acceso no autorizado estableciendo una contraseña para abrir Excel. En este caso, nadie podrá abrir estos archivos, excepto usted.

Para instalar dicha protección, abra el libro de Excel que desee encriptar. En el menú superior, haga clic en el botón “File”, en la lista que aparece, seleccione la sección “Info” y haga clic en el botón “Protect Workbook”. En el menú abierto, haga clic en “Encrypt with Password”. Aparecerá una ventana para encriptar el documento con el campo de entrada de la contraseña. Ingrese la contraseña y haga clic “OK”. En la siguiente ventana, ingrese la confirmación de la contraseña y haga clic en “OK” nuevamente.

Establecer contraseña para archivo de Excel

Después de estas manipulaciones, debe guardar el archivo. La próxima vez que inicie el archivo, no podrá abrirlo hasta que ingrese la contraseña.

Como bloquear un libro de Excel

Si utiliza esta opción de protección de libro de Excel, cualquier usuario podrá ver el contenido del libro de trabajo, pero no podrá realizar ningún cambio en él. Para establecer una protección de este tipo, es necesario realizar las siguientes acciones.

  1. Abra el libro de Excel y haga clic en “Save As”. En la parte inferior de la ventana expandida, haz clic en el botón “Tools”
    Proteja el libro de Excel de la edición
  2. En el menú que aparece, seleccione “General options” y en el cuadro de diálogo que se abre, en el campo “Password to open”, ingrese la contraseña que ha elegido. También puede seleccionar la opción “Read-only recommend”.
  3. En el mismo cuadro de diálogo, puede proteger el archivo Excel no solo del cambio, sino también de una apertura no autorizada. Para hacer esto, ingrese la contraseña en el campo “Password to open” y en el campo “Password to modify”. Los expertos recomiendan que establezca la protección para que estas contraseñas no coincidan. Haga clic en “OK”.
    Archivo compartido de Excel
  4. Confirme ambas contraseñas y haga clic en “OK”.
  5. Para que la protección instalada funcione, guarde el archivo.

Como proteger una hoja de Excel

La secuencia de acciones cuando se instala protección en una hoja de Excel varía ligeramente dependiendo de la versión de la aplicación. Para Excel 2010 y versiones posteriores, las hojas están protegidas en el siguiente orden.

  1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic con el botón derecho en la pestaña con el nombre de la hoja. Aparece un menú en el que selecciona la opción “Protect Sheet”. Se puede realizar una acción similar seleccionando el elemento “Review” en el menú superior y haciendo clic en el botón “Protect sheet …”.
    Libro de trabajo Protect Excel
  2. En el cuadro de diálogo que aparece, debe ingresar una contraseña para proteger la hoja. Esta contraseña debe recordarse o escribirse para no perderla en el momento correcto. Puedes dejar el campo de contraseña vacío. En este caso, la hoja o sus elementos estarán protegidos de cambios accidentales. Para desbloquear dichas hojas, simplemente seleccione la sección “Unprotect sheet …”.
  3. Después de ingresar la contraseña, en la lista sugerida, seleccione las acciones que los usuarios pueden realizar cuando la hoja esté protegida y haga clic en el botón “OK”.
    Hoja de protección de Excel
  4. En el cuadro de diálogo que aparece, debe escribir la contraseña una segunda vez para asegurarse de que la contraseña se ingresó correctamente, sin errores tipográficos accidentales. Después de hacer clic en el botón “OK”, se completa la protección de la hoja de cálculo de Excel..

Como proteger un libro de Excel

Además de proteger hojas individuales, puede establecer protección para todo el libro de Excel. Esto se hace para que no pueda agregar hojas nuevas, moverlas, eliminarlas, renombrarlas u visualizar hojas ocultas. Esta versión de protección difiere del bloqueo anterior del libro de Excel de los cambios, ya que concierne, principalmente, a la estructura del libro. El libro de trabajo de Excel está bloqueado de la siguiente manera.

  1. En el menú superior de Excel, haga clic en el botón “Review” y en la sección “Changes”, haga clic en el botón “Protect Workbook”.
  2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la sección “Protect Structure and Windows”. Si selecciona la opción “Structure”, se vuelve imposible ver las hojas de trabajo ocultas, así como cambiar el nombre, eliminar, mover y ocultar las hojas del libro de Excel. Los usuarios tampoco podrán insertar nuevas hojas y copiarlas a otro libro. Si selecciona “Windows”, no puede cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro de Excel. Tenga en cuenta que esta opción no está disponible en Excel 2013 y Excel 2016.
    Proteger datos en Excel
  3. En el campo “Password”, ingrese la contraseña que está instalada en el libro de Excel y haga clic en “OK”. Como en el caso de la protección de hojas, el campo de contraseña puede dejarse en blanco. En este caso, cualquier usuario puede desbloquear el libro con solo tocar un botón.
  4. En la ventana de confirmación de contraseña que aparece, escriba la contraseña nuevamente y haga clic en “OK”. Después de eso, el libro de Excel se bloqueará.

Información útil sobre la protección de hojas de Excel

Muchos usuarios creen que tan pronto como ingresen la contraseña en hojas de Excel separadas, los datos de este archivo estarán protegidos de manera confiable contra el acceso no autorizado. De hecho, esta función no está diseñada para evitar que otras personas accedan a la información bloqueada por contraseña. Y todo porque se usa un mecanismo de cifrado muy simple para proteger las hojas de cálculo de Excel. Tales contraseñas no pueden ser pirateadas.

Esto es particularmente cierto para las versiones anteriores de MS Excel (antes de Excel 2010). Las contraseñas de estos datos pueden descifrar fácilmente incluso a un colegial. Y, sin importar cuánto tiempo y complicado se estableció la contraseña. Para eliminar tales contraseñas, es suficiente usar un código VBA simple. Pero incluso las versiones posteriores de MS Excel no garantizan la protección de las hojas de Excel frente al acceso no autorizado. Aunque estas versiones de Excel usan algoritmos de cifrado más sofisticados, los datos confidenciales protegidos siguen siendo vulnerables y se puede acceder sin ni siquiera saber la contraseña.

En este caso, si el cifrado de hojas de Excel se puede eliminar fácilmente, ¿tiene sentido establecer su protección en absoluto? Por supuesto, tiene sentido. En primer lugar, el cifrado utilizado para las hojas de cálculo de Excel evita cambios accidentales de datos en las celdas o la modificación de fórmulas cuando se trabaja con tablas. El bloqueo de hojas de trabajo en un libro de trabajo de Excel a menudo se usa cuando varias personas usan el archivo al mismo tiempo.

Por lo tanto, si desea proteger sus datos de modificaciones accidentales, puede hacerlo de manera confiable encriptando hojas del libro de Excel. Pero, en caso de que tenga documentos muy importantes y quiera mantener su confidencialidad, nunca los almacene en archivos de Excel.

Para poder realizar la mayor protección posible para los archivos de Excel, se deben cumplir las siguientes recomendaciones:

  • Cifre el archivo de Excel con diferentes contraseñas para abrir y cambiar datos.
  • Use las contraseñas más fuertes para el cifrado, que contengan letras de diferentes registros, números y caracteres especiales. Las contraseñas se generan mejor utilizando herramientas especiales.
  • Para trabajar con tablas, use versiones que no sean inferiores a Excel 2010.
  • Proteja la estructura del libro de Excel para que otros usuarios no puedan cambiar el nombre de las hojas, cambiarlas, cambiarlas o eliminarlas..
  • Almacene archivos de Excel confidenciales importantes en una ubicación especial que no sea accesible para otros usuarios. Por ejemplo, en un disco protegido.

Estas son solo las opciones básicas para proteger la información en archivos de Excel. La aplicación ofrece amplias oportunidades para mantener la confidencialidad e integridad de la información almacenada en las hojas de cálculo. Por ejemplo, solo puede bloquear celdas de tabla individuales. Pero, incluso con la información que se describe aquí, puede proteger de manera confiable sus archivos de Excel contra los efectos no deseados de otras personas.