Trabajando con texto en MS Word

Muchos usuarios se enfrentan al hecho de que al copiar texto de un sitio y luego pegar este fragmento en un documento de Word, el formato falla. Sin embargo, el conocimiento de las complejidades de trabajar con esta aplicación le permite resolver el problema simplemente presionando algunos botones. O, por ejemplo, muchas personas están familiarizadas con la situación cuando, al imprimir un documento de Word, su versión en papel no se ve igual que en la pantalla del monitor.

La aplicación de oficina de MS Word es tan multifuncional que solo un pequeño porcentaje de usuarios utiliza por completo todas las funciones de este programa. Según las estadísticas, un usuario común conoce y pone en práctica solo una décima parte de todos los recursos de Word. Conocer las características básicas de trabajar con esta aplicación facilita enormemente el proceso de trabajar con ella y le permite ahorrar mucho tiempo.

Por supuesto, un usuario ordinario de una aplicación de Office no necesita conocer y poder poner en práctica absolutamente todas las posibilidades de Word. Para un trabajo exitoso y cómodo con él, es suficiente conocer y usar correctamente las funciones que se encuentran con mayor frecuencia al trabajar con documentos creados y editados en este programa.
Cómo habilitar el modo de ajuste en Word
Cómo eliminar el modo de revisión en Word
Buscar texto en un documento Word
Reemplazar texto un documento Word
Cambiar el formato de comillas en Word
Como poner texto sin formato en Word
Cómo hacer columnas en Word

Cómo habilitar el modo de ajuste en Word

MS Word tiene un modo especial que le permite ver todas las correcciones realizadas en el documento original. ¿Por qué se necesita esto? Básicamente, el modo de edición se usa cuando se trabaja con documentos. Por ejemplo, un empleado escribe un texto y lo da para su aprobación a su jefe. Él ve el documento, hace comentarios, agrega algo al texto de origen o, por el contrario, elimina fragmentos individuales. Luego le da la versión corregida al empleado para que haga los cambios necesarios. Al mismo tiempo, el empleado ve inmediatamente lo que necesita arreglar y comenta sobre esto.

Cuando trabaje con el modo de corrección en Word, recuerde que todas las correcciones realizadas en este modo son, en esencia, solo cambios intencionados. Para que surtan efecto, en el proceso de revisión del documento, estos cambios deben ser aceptados o rechazados.

Para habilitar el modo de corrección, en el menú principal de Word, vaya a la pestaña “Review” y haga clic en el botón “Track Changes”. Track Changes
Ahora todos los cambios realizados en el documento se mostrarán en un color diferente. El texto eliminado se mostrará tachado. Las letras o palabras agregadas se resaltarán en color. Si varios usuarios realizan correcciones en el documento, el color del texto de corrección será diferente para cada usuario.

En el futuro, estos cambios pueden aceptarse o cancelarse utilizando los botones correspondientes en el grupo “Changes”.Change mode Word
Para agregar su comentario al texto revisado, coloque el cursor en el lugar al que se referirá la nota y haga clic en el botón “New comment”. Escriba el texto de su comentario en la llamada que aparece.New comment Word
Si necesita hacer correcciones al texto provisto con una nota, no se recomienda eliminar este comentario. Esto se hace para que el revisor luego vea no solo sus cambios en el texto, sino también la razón por la que se hicieron.

Como ya se señaló, los cambios en cuestión pueden ser aceptados o rechazados. Esto se hace usando botones con los nombres correspondientes. En este caso, el texto tachado se eliminará y el color del texto complementado será el mismo que el del documento principal. Track Changes in Word
Puede aceptar o rechazar cambios no solo con los botones del menú principal de Word, sino también con el menú contextual. Para hacer esto, haga clic derecho en cualquier parte del texto marcado para corrección y seleccione “Accept Insertion” o “Reject Insertion”.

Si desea ver cómo se verá el documento con los cambios realizados, seleccione el elemento “Final Showing Markup” en el panel del menú principal. Sin embargo, todas las ediciones y comentarios no serán visibles, pero permanecerán en el documento.Final Showing Markup
A medida que revisa las ediciones, se recomienda que acepte de inmediato las que no tengan dudas. Esto se hace para enfocarse posteriormente solo en temas controvertidos. Para aceptar la corrección, haga clic derecho sobre ella y seleccione “Accept Insertion” en el menú contextual. Se puede obtener el mismo resultado presionando el botón “Accept” en el menú principal. Para rechazar la corrección, seleccione el elemento “Reject Insertion” en el menú contextual.

Revise todas las correcciones en el documento y acéptelas o rechacelas. Después de eso, puede salir del modo de revisión haciendo clic en el botón “Track Changes”.

El modo de corrección de Word se mejora constantemente de una versión a otra. Por ejemplo, en Office 2003, el modo de edición solo estaba en su infancia, poseía solo la funcionalidad básica, mientras que en Word 2013 el modo de corrección se transformó significativamente y obtuvo muchas características nuevas.

Cómo eliminar el modo de revisión en Word

El modo de revisión en Word es muy conveniente, pero a menudo los usuarios tienen una pregunta, ¿cómo salir de ella? Entonces, el documento es consistente, y debemos deshacernos de estas correcciones de color en el texto. Para eliminar el modo de revisión, haga lo siguiente.

  1. Abra el documento, vaya a la pestaña “Review”.
  2. En el bloque “Track Changes”, haga clic en el botón “Accept”.
  3. En el menú emergente que aparece, seleccione “Accept all Changes in Document”.Accept all Changes in Document
  4. Presione el botón “Track Changes” para que esté inactivo.
  5. Cierre el documento y ábralo nuevamente.

Si no necesita hacer ninguna corrección en el texto, en lugar del botón “Accept”, haga clic en el botón “Reject” junto a él y seleccione “Reject all Changes in Document “en el menú que aparece. Luego presione el botón “Track Changes”, cierre el documento y ábralo nuevamente.

A menudo sucede que después de todas estas manipulaciones, los comentarios en el texto hecho en modo de revisión por pares todavía están presentes. Para eliminar todos los comentarios a la vez y no eliminarlos manualmente, en la pestaña “Review”, busque el bloque “Comments”. Haga clic en el botón “Delete” allí y en el menú contextual que aparece, seleccione el elemento “Delete all Comments in Document”.Delete all Comments in Document
Como puede ver, dejar el modo de revisión en Word presionando un solo botón no funcionará, pero, sin embargo, esto no es difícil en absoluto.

Buscar texto en un documento Word

Parecería que podría ser más fácil que encontrar la palabra o frase correcta en Word usando la función de búsqueda. Es suficiente presionar la combinación de teclas Ctrl+F en el teclado y escribir el texto de búsqueda o hacer clic en el botón “Buscar” en el menú principal de la aplicación. Sin embargo, en documentos grandes, encontrar la palabra o el texto correcto puede ser difícil si no utiliza criterios de búsqueda adicionales.

Por ejemplo, al buscar el texto deseado en un documento para una frase dada, una condición exacta para que todos los signos de puntuación sean un requisito previo. Si se omite una coma, no se encontrará el fragmento deseado. Para simplificar la búsqueda de un texto dado, se aplica un criterio adicional en forma de la opción “Ignore punctuation characters”. El estrechamiento del círculo de búsqueda y la indicación precisa de sus criterios reduce significativamente el tiempo dedicado a este proceso. Es para este propósito que se utiliza la función de búsqueda avanzada de Word.

La Búsqueda avanzada le permite encontrar la palabra o el texto correctos no solo por las palabras dadas, sino también por la fuente, el estilo e incluso el sonido. Para habilitar la búsqueda avanzada, siga estos pasos:

  1. En el bloque “Editing”, haga clic en el botón “Find”.Find a word
  2. En la ventana “Find and Replace” que se abre, haga clic en el botón “More”.Find and Replace
  3. En el bloque aparecido de parámetros de búsqueda, seleccione los criterios necesarios. Find mode

La dirección de búsqueda “Down” indica que la búsqueda se realizará hacia abajo del documento, comenzando desde la ubicación del cursor. En consecuencia, la dirección “Up” indica que la búsqueda se realizará hacia arriba desde el cursor. Los principales criterios de búsqueda en MS Word son los siguientes.

  • “Match Case”. Al usar esta opción, solo las palabras escritas en el mismo caso que la palabra especificada en el campo “Find” estarán involucradas en la búsqueda. Por ejemplo, si escribe una palabra con mayúscula en el campo de búsqueda y selecciona esta opción, solo los formularios de esta palabra escritos con mayúscula se encontrarán en los resultados de búsqueda. Las palabras escritas con mayúscula no se contarán.
  • “Finds whole words only”. La búsqueda involucra palabras escritas en la forma exacta especificada en la búsqueda.
  • “Use wildcards”. Este criterio le permitirá usar la máscara de palabra especificada. Hay muchos comodines. Estos son solo algunos de ellos:
    • Asterisco (*). Indica algunas letras.
    • Signo de interrogación (?). Denota cualquier letra.
    • Corchetes []. Se encontrarán todas las palabras que contengan los caracteres indicados entre corchetes.
    • Corchetes con un signo de exclamación [!]. Se encontrarán todas las palabras, excepto las que contienen las letras indicadas después del signo de exclamación.
  • “Sounds like”. Esta función solo funciona con texto en inglés y encuentra palabras que son similares en sonido pero diferentes en ortografía.
  • “Find all word forms”. Se buscan todas las variaciones de la palabra. Por ejemplo, verbos utilizados en diferentes momentos o sustantivos en diferentes casos.
  • “Ignore punctuation characters”. Esta opción le permite buscar un texto determinado sin tener en cuenta comas, puntos y otros signos de puntuación.

El botón “Format” le permite encontrar texto escrito en el formato especificado. Por ejemplo, busque una palabra escrita en la fuente o estilo especificado.

Como puede ver en la descripción, hay muchos criterios de búsqueda, y lo más probable es que no puedan estudiarlos todos a la vez. Sin embargo, cuando se trabaja con textos grandes, aumentan significativamente la eficiencia del uso de la función de búsqueda para las palabras o fragmentos deseados. Es suficiente usar estos métodos de búsqueda en la práctica solo unas pocas veces, y se volverán familiares y familiares.

Reemplazar texto un documento Word

Reemplazar palabras en documentos de Word es una ocurrencia bastante común. Por ejemplo, notó que en su informe el nombre de uno de los dispositivos está mal escrito, y esta palabra se encuentra muchas veces en todo el texto. Obviamente, es mucho tiempo reemplazar manualmente esta palabra, por lo que es mejor usar la función de reemplazo automático de palabras en Word.

  1.  En la pestaña principal del menú de Word en el bloque “Editing”, haga clic en el botón “Replace”.Replace a word in Word
  2. En la ventana “Find and Replace” que se abre, en el campo “Find what:”, escriba la palabra que desea reemplazar por otra.
  3. En el campo “Replace with:”, escriba la palabra para reemplazar.Replace with
  4. Si es necesario, especifique parámetros de búsqueda adicionales. Para hacer esto, en la misma ventana, haga clic en el botón “More” y seleccione los criterios necesarios, por ejemplo, mayúsculas y minúsculas. Haga clic en el botón “Replace All”. Después de eso, el reemplazo se realizará a lo largo del texto del documento.

Al reemplazar algunas palabras por otras, se deben tener en cuenta algunos matices. Por ejemplo, si la palabra reemplazada es parte de otras palabras, esta parte de ellas también será reemplazada. Especialmente debe tener cuidado al reemplazar palabras cortas, cuya combinación de letras a menudo es parte de otras palabras más largas.

La función de reemplazo de texto en Word puede usarse no solo para reemplazar palabras o fragmentos de texto, sino también para reemplazar el formato de palabra o estilo de fragmento existente. Por ejemplo, puede cambiar el tamaño de fuente de una palabra específica o resaltarlo en negrita en todo el texto.

  1. Haga clic en el botón “Replace” y abra la ventana “Find and Replace”.
  2. Haga clic en el botón “More” y abra la ventana en forma expandida.
  3. En el campo “Find what:”, ingrese la palabra que debe estar en negrita.
  4. En el campo “Replace with:” escriba la misma palabra.
  5. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el botón “Format”.Replacing words in Word
  6. En el menú emergente, seleccione “Font”.
  7. En la ventana “Find Font” configure el estilo en “Bold” y haga clic en “ОК”.
  8. Regrese a la ventana “Find and Replace” y haga clic en el botón “Replace All”. Después de eso, la palabra indicada en el texto se mostrará en negrita.

Cuando reemplace el formato de una palabra específica, recuerde que esta palabra puede ser parte de otras palabras, y debe reemplazarla con mucho cuidado. Al final del proceso de reemplazo, se recomienda verificar todo el texto para evitar el reemplazo incorrecto de algunas palabras.

Cambiar el formato de comillas en Word

MS Word admite la visualización de varios tipos de comillas. Parece que no es tan importante cómo se ven las comillas en el texto. Sin embargo, para la ejecución de algunos documentos, existen reglas estrictas que imponen requisitos, incluido el tipo de comillas. La apariencia de las comillas colocadas en los documentos de Word por defecto se puede cambiar en la configuración del programa. Por ejemplo, para poner siempre comillas dobles en el texto escrito, debe realizar los siguientes pasos.

  1. En la esquina superior izquierda de MS Word, haga clic en el botón “Office”.
  2. En el menú que aparece, haga clic en el botón “Word Options”.Word Options
  3. En la ventana “Word Options” que se abre, vaya a la sección “Proofing”.
  4. Haga clic en el botón “AutoCorrect Options”.
  5. En la ventana “AutoCorrect”, vaya a la pestaña “AutoFormat”.
  6. En el bloque “Replace”, marque la opción “Straight quotes with smart quotes”.Straight quotes with smart quotes
  7. Haz clic en el botón “OK”.

Ahora, al escribir documentos nuevos, siempre se colocarán comillas dobles, y en los documentos que se guardaron antes de cambiar esta configuración de Word, las comillas seguirán siendo rectas.
Si necesita comillas de un tipo diferente, en la lista de caracteres puede seleccionar el tipo de comillas deseado y asignar cualquier combinación de teclas que haya pensado para llamarlas.

  1. Abra la pestaña “Insert” y en el bloque “Symbols”, haga clic en el botón “Symbol”.
  2. En el bloque que se abre, haga clic en el botón “More Symbols”.More Symbols in Word
  3. En la lista de caracteres, seleccione el tipo de comillas que desee y haga clic en el botón “Shortcut Key… “.Shortcut Key
  4. Coloque el cursor en el campo “Press new shortcut key: ” y presione las teclas, cuando haga clic, aparecerá una comilla.Type of quotation marks
  5. Presione la tecla “Assign”.

Como poner texto sin formato en Word

Al escribir textos en Word, a menudo hay que insertar fragmentos de otros programas o de documentos que también se ejecutan en Word. Todos tienen su propio formato, por lo que la apariencia de las partes insertadas del texto, por regla general, no coincide con el formato del documento original.

Por ejemplo, copia parte del texto de algún sitio web en Internet y lo pega en el texto de su informe. Al mismo tiempo, observa que el fragmento insertado tiene un tamaño, estilo y color de fuente diferente. ¿Cómo hago que el texto copiado pegue en el mismo formato que el formato de su documento?

Hay varias formas de resolver este problema.

  1. Use el botón “Paste” en el menú principal de Word. Para hacer esto, copie el texto deseado, luego haga clic en el botón “Paste”. En el menú emergente que aparece, seleccione “Paste Special ” y luego ” Unformatted Text”.Paste unformatted text
  2. Use plantillas de Word con estilos resistentes al cambio. Cuando el texto copiado se muestra en un documento creado en dicha plantilla, el formato se borra automáticamente y el texto se inserta en el formato existente en el documento.
  3. Usando macros especiales que son invocadas por un atajo de teclado dado. Por ejemplo, puede usar una macro como esta:
    Sub PasteUnformattedText()
    Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
    End Sub
  4. Cambiar la configuración interna de Word. Para usar este método, pegue el texto copiado en la ubicación deseada en el documento. Aparecerá un icono de carpeta al final de la línea insertada. Haga clic en él y seleccione “Keep Text Only” en el menú que aparece. Para insertar cualquier texto en el mismo formato que en el documento, seleccione “Set Default Paste” en este menú.Keep Text Only En la ventana que aparece de los modos de Word en el bloque “Cut, copy and paste”, busque la sección “Pasting from other programs”. Establezca el valor de este campo en “Keep Text Only”.Pasting from other programs Guarda los cambios.

Cómo hacer columnas en Word

A veces, en los documentos de Word es necesario escribir el texto en columnas, como se hace, por ejemplo, en una hoja de periódico. Una forma de resolver este problema es usar una tabla. Puede crear una tabla con el número deseado de columnas, escribir texto en cada columna y luego hacer invisibles los bordes de las celdas. Pero hay una manera más simple y eficiente de imprimir texto de Word en varias columnas. Consiste en utilizar las funciones integradas de la propia aplicación.

  1. Abra un documento con el texto que desea colocar en varias columnas o abra una página en blanco si el texto aún no se ha escrito.
  2. Coloque el cursor en la parte superior de la página, abra la pestaña “Page Layout” y haga clic en el botón “Columns”. En el menú que se abre, haga clic en el botón con el número deseado de columnas.Make columns in Word Si selecciona “More Columns”, puede especificar manualmente el número de columnas, el ancho de cada una de ellas y la distancia entre ellas. Type the text in columns

Después de estas manipulaciones, todo el texto se colocará en columnas, y el texto recién escrito se ubicará automáticamente en el número deseado de columnas.

Si desea colocar solo un fragmento de un documento en varias columnas, y no todo su texto, seleccione este fragmento con el mouse, vaya a la pestaña “Page Layout” y haga clic en el botón “Columns”. Luego seleccione el número deseado de columnas. En este caso, el texto antes del fragmento seleccionado y después permanecerá sin cambios.